Politica de confidențialitate

1. Cine suntem (operatorul de date)

NeoFir este un serviciu operat de ZYNTHYR OÜ, înregistrată în Estonia:

• Registry Code: 17501982
• Sediu social: Tallinn, Estonia
• Email contact: hello@neofir.com
• Email DPO / GDPR: hello@neofir.com

Pentru orice întrebare privind datele tale sau drepturile GDPR, ne contactezi la oricare din adresele de mai sus. Răspundem în maximum 30 de zile, conform Art. 12(3) GDPR.

2. Ce date colectăm

2.1 De la administratorul organizației (clientul nostru direct)

Categorie	Exemple	De ce
Identificare	Nume complet, email, telefon (opțional)	Crearea contului, comunicare tranzacțională
Date organizație	Nume, adresă, ore program, fus orar, descriere servicii	Operarea serviciului
Autentificare	Token-uri OAuth Google Calendar (criptate AES-256)	Crearea evenimentelor în calendarul tău
Conținut RAG	Documente încărcate (FAQ, prețuri, servicii)	Antrenarea răspunsurilor AI specifice organizației tale
Facturare	Adresă companie, cod fiscal, sumă plătită	Emiterea facturilor conform legii EE/RO
Loguri tehnice	IP, timestamp acces dashboard, user-agent	Securitate și debugging

2.2 De la vizitatorii site-ului tău (clienții tăi)

Aceștia interacționează cu widget-ul NeoFir embedded pe site-ul tău. Datele lor sunt procesate prin NeoFir, dar tu rămâi operatorul de date pentru relația cu ei (vezi DPA-ul Neofir pentru detalii contractuale; acceptat la onboarding sau semnabil PDF la cerere).

• Conținutul conversațiilor cu widget-ul AI
• Nume, telefon, email — dacă sunt furnizate voluntar pentru o rezervare
• Data și ora rezervării solicitate / confirmate
• Identificator anonim de sesiune (cookie tehnic, nu de tracking)

Nu colectăm: date de geolocație precisă, fingerprinting browser, datele cardului bancar (procesate de Stripe), sau orice categorie specială de date (sănătate, orientare politică, religie etc.).

3. Cum folosim datele

• Pentru a oferi serviciul: a răspunde clienților tăi, a verifica disponibilitatea calendarului, a crea rezervări, a trimite emailuri de confirmare.
• Pentru îmbunătățirea serviciului: analizăm anonim agregat tipurile de întrebări frecvente pentru a îmbunătăți prompt-urile. NU folosim conversațiile tale ca date de antrenament pentru LLM-uri externe (Google Gemini este accesat prin tier-ul plătit al API-ului, ai cărui termeni exclud folosirea conținutului trimis pentru antrenarea modelelor Google).
• Pentru comunicare: emailuri tranzacționale (confirmări, alerte sistem). Newsletter doar cu consimțământ explicit (Art. 6(1)(a) GDPR).
• Pentru facturare: Stripe procesează plata; noi vedem doar suma, valuta și statusul. Datele cardului nu trec prin serverele noastre.
• Pentru conformitate legală: arhivarea facturilor 10 ani (obligație fiscală EE și RO).

4. Temei legal pentru procesare (Art. 6 GDPR)

Scop	Temei legal
Operarea contului tău	Executarea contractului — Art. 6(1)(b)
Procesarea conversațiilor clienților	Interes legitim al tău ca operator — Art. 6(1)(f)
Facturare și fiscalitate	Obligație legală — Art. 6(1)(c)
Newsletter / marketing	Consimțământ — Art. 6(1)(a)
Securitate și prevenirea fraudei	Interes legitim — Art. 6(1)(f)

5. Sub-procesatori (cu cine partajăm datele)

Folosim furnizori externi pentru a opera serviciul. Toți sunt selectați pentru conformitate GDPR și avem Data Processing Agreements (DPA) cu fiecare:

Furnizor	Rol	Locație serv.	Transfer date
Supabase	Bază de date PostgreSQL, autentificare	Frankfurt, UE	Niciun transfer extra-UE
Railway	Hosting backend API	UE West	Niciun transfer extra-UE
Vercel	Hosting dashboard	Frankfurt, UE (edge)	Niciun transfer extra-UE
Google LLC	API-uri Gemini (LLM) și Google Calendar	SUA	SCC + Adequacy Decision (EU-US DPF)
Resend	Email tranzacțional	SUA	SCC
Stripe	Procesare plăți	Irlanda + SUA	SCC + Adequacy
RoMarg	Hosting CDN widget + landing neofir.com	București, RO	Niciun transfer extra-UE
Twilio Ireland	SMS OTP + WhatsApp Business (BSP)	Irlanda + SUA	SCC + EU-US DPF
Meta Platforms Ireland	Instagram Graph API + Messenger Platform	Irlanda + SUA	SCC + EU-US DPF
Sentry	Error tracking backend (fără PII)	SUA	SCC
ElevenLabs	Agent vocal conversațional (audio apeluri + transcrieri, doar dacă serviciul de răspuns telefonic e activat)	SUA	SCC

Lista de sub-procesatori se poate actualiza. Te anunțăm pe email cu 30 de zile înainte de adăugarea unui sub-procesator nou. Te poți opune; dacă opoziția face imposibilă oferirea serviciului, te asistăm să exporți datele și anulăm contul fără penalități.

Listă detaliată cu DPA-uri și sub-procesatori downstream: /sub-processors

6. Canale de mesagerie terțe (Instagram, WhatsApp, TikTok)

NeoFir poate fi conectat la inițiativa ta la conturi pe care le deții pe platforme terțe de mesagerie, pentru ca asistentul AI să răspundă automat la mesaje directe (DM) primite acolo. Conectarea se face exclusiv prin flow-uri OAuth oficiale ale fiecărei platforme, niciodată prin scraping sau credentiale partajate. Aceste canale sunt opționale și inactive până nu apeși tu butonul „Conectează" în dashboard.

6.1 Platforme suportate și date procesate

Platformă	Date primite de NeoFir	Date trimise către platformă
Instagram (Meta)	ID-ul Instagram Business al organizației, username, ID-ul paginii Facebook conectate (page_id), ID-ul intern al expeditorului mesajului (PSID), conținutul textual al DM-ului, ID-ul mesajului (mid), timestamp	Răspunsul textual generat de AI, trimis ca DM prin Graph API
Facebook Messenger (Meta)	ID-ul paginii Facebook a organizației (page_id), numele paginii, ID-ul intern al expeditorului mesajului (PSID), conținutul textual al mesajului, ID-ul mesajului (mid), timestamp	Răspunsul textual generat de AI, trimis ca mesaj Messenger prin Graph API
WhatsApp	Numărul de telefon al organizației (JID), numărul expeditorului (în format E.164), conținut text, ID mesaj, timestamp	Răspunsul textual generat de AI, trimis prin sesiunea WhatsApp Web autorizată de tine
TikTok	ID-ul TikTok Business al organizației, username, ID-ul expeditorului, conținut text al DM-ului, ID mesaj, timestamp	Răspunsul textual generat de AI, trimis ca DM prin TikTok Business Messaging API

Nu colectăm de pe aceste platforme: lista de contacte, lista de followers/following, fotografiile de profil ale utilizatorilor finali, mesajele direcționate către alte conturi decât al tău, sau orice altă conținut de pe platformă în afara DM-urilor adresate contului tău.

6.2 Token-uri de acces (OAuth)

La conectare, platforma trimite un access token care permite NeoFir să trimită și să primească mesaje în numele tău. Token-urile sunt:

• Criptate AES-256 înainte de stocare în baza noastră de date (aceeași schemă ca pentru Google Calendar)
• Reîmprospătate automat înainte de expirare prin cron job (refresh token flow)
• Șterse complet în maximum 24 de ore de la apăsarea butonului „Deconectează" din dashboard
• Niciodată partajate cu alte sub-procesatori în afară de cei strict necesari pentru rularea NeoFir

6.3 Cum sunt procesate mesajele primite

Atunci când un utilizator final trimite un DM contului tău conectat, NeoFir:

1. Primește mesajul prin webhook-ul oficial al platformei, cu verificare HMAC-SHA256 a semnăturii;
2. Generează un identificator stabil de vizitator în forma ig:<psid>, fb:<psid> (Messenger), wa:<phone> sau tt:<user_id> — neagregate cu identificatori din alte sisteme;
3. Trimite conținutul mesajului către LLM (Google Gemini) împreună cu baza de cunoștințe a organizației tale, pentru a genera un răspuns relevant;
4. Trimite răspunsul ca DM via API-ul platformei și îl salvează în istoricul conversației din dashboard-ul tău;
5. Aplică aceleași politici de retenție ca pentru widget (12 luni, apoi anonimizare — vezi §8).

6.4 Sub-procesatori implicați specific pentru aceste canale

Furnizor	Rol	Locație
Meta Platforms (Instagram + WhatsApp Business)	Operator al platformei sursă; NeoFir e doar consumator API	Irlanda + SUA (SCC + EU-US DPF)
TikTok / ByteDance	Operator al platformei sursă; NeoFir e doar consumator API	Singapore + Irlanda (transferuri acoperite de SCC)

6.5 Deconectare și ștergerea datelor de canal

Poți deconecta orice canal oricând din dashboard · Settings · Integrări. La deconectare:

• Token-urile de acces sunt șterse imediat (irevocabil)
• Webhook-ul este de-subscris la platformă
• Mesajele istorice rămân în istoricul tău conform retenției generale (§8); le poți șterge separat cu un click

6.6 Notă regională (TikTok)

API-ul TikTok Business Messaging este indisponibil în prezent pentru conturile înregistrate în Spațiul Economic European (SEE), Regatul Unit, Elveția și SUA. Dacă organizația ta e înregistrată într-una din aceste zone, butonul de conectare TikTok nu va fi disponibil în dashboard până când platforma extinde disponibilitatea. Această limitare e impusă de TikTok, nu de NeoFir.

6bis. Integrarea Google Calendar (Google API Services User Data Policy)

NeoFir folosește Google Calendar API pentru a sincroniza programările create în NeoFir cu calendarul Google al organizației tale. Această secțiune descrie explicit ce date colectăm prin Google API-uri și cum le folosim, conform Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use.

6bis.1 Scope-uri OAuth Google solicitate și folosirea lor

Scope	Pentru ce
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events	Creăm, actualizăm și ștergem evenimente în calendarul ales de tine, exclusiv pentru programările care provin din NeoFir (agent răspunde la DM/widget → confirmă slot → creează event Google).
https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly	Citim lista calendarelor tale (ca să alegi pe care vrei NeoFir să scrie) și interogăm freeBusy înainte de fiecare propunere de slot — bot-ul evită astfel orele când deja ai eveniment în calendar (clienți deja programați, întâlniri personale, blocuri închise manual).
openid, userinfo.email, userinfo.profile	Identificarea contului care a aprobat conexiunea (afișăm în dashboard email-ul administratorului care a conectat Google).

6bis.2 Conformitate Google Limited Use

Datele obținute din Google Calendar API sunt folosite exclusiv pentru a oferi și îmbunătăți funcționalitatea descrisă în dashboard (programare automată via agent, evitarea suprapunerilor, afișarea programărilor în interfața admin). Concret:

• NU transferăm datele tale Google Calendar către terți, cu excepția: (a) Supabase (database, criptate AES-256 at rest în UE), (b) Railway (compute pentru a procesa request-urile spre Google API). Niciun alt sub-procesator nu primește acces.
• NU folosim datele Google Calendar pentru reclamă personalizată, profiling sau marketing.
• NU folosim datele Google Calendar pentru antrenarea modelelor AI (Gemini, alte LLM-uri). Conținutul evenimentelor nu este trimis ca training data niciodată.
• NU vindem datele tale Google Calendar.
• Personalul NeoFir NU citește evenimentele tale, exceptând cazuri rare de debug când explicit ne autorizezi în scris pentru a investiga un bug specific raportat de tine.

6bis.3 Token-uri de acces Google și securitate

• Token-urile OAuth (access + refresh) sunt criptate AES-256 înainte de scriere în Supabase (cheia de criptare e stocată în variabile de mediu Railway, separat de DB).
• Refresh token-ul e folosit doar pentru a re-obține access token-ul când expiră; nu părăsește backend-ul nostru.
• Transferul către Google API este HTTPS (TLS 1.3) cu certificate pinning prin biblioteca oficială googleapis.

6bis.4 Retenție și ștergere

• Token-urile Google se șterg imediat când apeși „Deconectează Google Calendar" în Settings → Integrări (operația sincronă, fără delay).
• La ștergerea contului NeoFir (Settings → Cont → Șterge contul), token-urile Google sunt revocate via https://oauth2.googleapis.com/revoke înainte de cascade DELETE.
• Evenimentele deja create în calendarul tău nu se șterg automat la deconectare — îți aparțin, decizi tu dacă le păstrezi sau le ștergi manual din Google Calendar.

6bis.5 Revocarea accesului din partea ta

Indiferent de starea contului NeoFir, poți revoca oricând accesul nostru direct din Google: https://myaccount.google.com/connections → caută „NeoFir" → Remove access. Acest pas îți garantează independența de noi.

7. Transferuri internaționale de date

Majoritatea datelor rămân în UE. Trei furnizori implică transferuri către SUA:

• Google (Gemini + Calendar API) — pentru a procesa o conversație și a crea rezervarea, query-ul este trimis în SUA. Acoperit de SCC + EU-US Data Privacy Framework (Decizia de adecvare a Comisiei Europene din iulie 2023).
• Resend — trimitere email. Acoperit de SCC.
• Stripe — operate primar din Irlanda; unele subprocese cloud rulează în SUA. Acoperit de SCC + Adequacy.

Dacă transferurile către SUA sunt un blocker pentru tine (de ex. lucrezi cu autorități publice), spune-ne — putem oferi varianta „UE-only" cu Mistral / Aleph Alpha în loc de Gemini, la cost suplimentar.

8. Cât timp păstrăm datele

Categorie	Retenție	Temei
Date cont activ	Cât timp ești client	Executare contract
Conversații widget	12 luni; după aceea anonimizate	Interes legitim
Programări istorice	24 luni	Interes legitim + raportare clientului
Date după închiderea contului	Șterse în max 30 zile	Art. 17 GDPR
Facturi	10 ani	Obligație fiscală EE/RO
Loguri tehnice de securitate	90 zile; anonimizate	Interes legitim · securitate

9. Drepturile tale conform GDPR

Ai următoarele drepturi, exercitabile gratuit, cu răspuns în maximum 30 de zile:

• Acces (Art. 15): îți trimitem o copie a tuturor datelor pe care le avem despre tine, în format machine-readable (JSON).
• Rectificare (Art. 16): îți corectăm orice dată incorectă sau incompletă.
• Ștergere / „dreptul de a fi uitat" (Art. 17): îți ștergem contul și datele asociate. Detalii în /data-deletion.
• Restricționarea procesării (Art. 18): putem opri temporar procesarea pe perioada în care contestezi acuratețea sau legalitatea.
• Portabilitate (Art. 20): îți exportăm datele în format JSON/CSV pentru a le muta către alt furnizor.
• Opoziție (Art. 21): te poți opune procesării bazate pe interes legitim. Te oprim, exceptând cazurile imperative legale.
• Retragerea consimțământului: oricând, pentru procesări bazate pe consimțământ (newsletter etc.).
• Plângere la autoritatea de supraveghere:
  • În România: ANSPDCP · dataprotection.ro
  • În Estonia: AKI · aki.ee

Pentru a-ți exercita drepturile, scrie la hello@neofir.com cu subiectul „GDPR — [tipul cererii]".

10. Măsuri de securitate

• Encripție in transit: HTTPS / TLS 1.2+ obligatoriu pentru tot traficul
• Encripție at rest: token-urile OAuth Google criptate cu AES-256 înainte de stocare în DB
• Acces intern: single founder access, audit log activat pentru orice query manual pe date de producție
• Backup: zilnic, retenție 30 zile, încriptat, găzduit în UE
• Updates: dependențele monitorizate via Dependabot, vulnerabilități critice patchuite în max 7 zile
• Incident response: notificare ANSPDCP/AKI în max 72h conform Art. 33 GDPR, notificare client în max 7 zile

11. Cookies și tehnologii similare

Folosim minimul absolut necesar:

Cookie	Scop	Durata	Tip
neofir_session	Menținerea sesiunii widget între pagini	Sesiune	Tehnic / necesar
sb-access-token	Autentificare în dashboard (Supabase)	1 oră	Tehnic / necesar
sb-refresh-token	Reînnoirea sesiunii	30 zile	Tehnic / necesar

Nu folosim: Google Analytics, Facebook Pixel, Hotjar, alte tracker-uri terți, cookies de advertising sau retargeting.

Dacă vor fi adăugate instrumente de analytics în viitor (probabil Plausible — găzduit în UE, fără cookie-uri), vei fi notificat și ți se va solicita consimțământ explicit.

12. Procesarea datelor minorilor

NeoFir este destinat administratorilor de organizații, deci adulților (18+). Serviciul nu este destinat și nu marketăm către minori.

Dacă organizația ta deservește clienți minori (de ex. un părinte/tutore face o rezervare pentru un copil), părintele/tutorele este responsabilul de date. Recomandăm să nu introduci voluntar date sensibile despre minori în conversațiile widget.

13. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza politica. Pentru modificări materiale (nou sub-procesator, nouă categorie de date, scop nou), te anunțăm pe email cu cel puțin 30 de zile înainte de aplicare. Continuarea utilizării după notificare constituie acceptarea modificărilor.

Pentru modificări non-materiale (clarificări de limbaj, corecturi tipo, restructurare), publicăm direct și actualizăm data de mai sus.

Arhiva versiunilor anterioare e disponibilă la cerere.

14. Contact

← Înapoi la pagina principală